In Zusammenarbeit mit der städtischen Online-Plattform „Stadt.Punkt" class="auto-detected-link" target="_blank">Stadt.Punkt“ hat die Redaktion die Serie „Stadt.Punkt" class="auto-detected-link" target="_blank">Stadt.Punkt on Tour“ gestartet. In deren Rahmen besuchen wir die verschiedenen Bereiche der Stadtverwaltung. Diesmal gibt Nina Weidenhöft, als Sachbearbeiterin zuständig für die Rats- und Gremienarbeit, einen Einblick in ihre Tätigkeit.
Welche Straße wird zuerst modernisiert? Wie soll die Zukunft der Festhalle aussehen? Wo könnte noch ein Kindergarten entstehen? Viele Entscheidungen, die sich unmittelbar auf den Alltag der Bürger in ihrem Nahfeld auswirken, fällen wie überall in Deutschland auch in Stadthagen die Räte und Ausschüsse auf kommunaler Ebene. Damit die hier tätigen Lokalpolitiker zielgerichtet beraten und zu Entschlüssen kommen können, muss stetig ein organisatorisches Räderwerk im Rathaus am Laufen gehalten werden. An einer wichtigen Schaltstelle hierzu wirkt Nina Weidenhöft in der Stabsstelle Büro des Bürgermeisters.
Zwar finden in den Sommerferien keine Sitzungen von Rat, Ortsrat Wendthagen-Ehlen und Ausschüssen statt, Weidenhöft hat trotzdem in den vergangenen Tagen emsig den Kontakt zu Ratsmitgliedern gesucht. Ist eine rasche Entscheidung, etwa im Rahmen einer Ausschreibung zur Erteilung eines Auftrages an eine Firma nötig, „muss ich ein Ausschussmitglied manchmal auch in seinem Urlaub“ kontaktieren, wie die Sachbearbeiterin ausführte. Um Fristen einzuhalten, erfolgt die Entscheidungsfindung in solchen Fällen dann im Umlaufverfahren. Die Mitglieder des jeweiligen Gremiums (hier zumeist der Verwaltungsausschuss) kommen nicht wie sonst zu Beratung und Abstimmung zusammen. Stattdessen werden ihre Stimmen sozusagen online eingeholt. Das kann dann schon auch einmal „aus dem Ferienhaus“ sein.
Der Normalfall ist das nicht. Weidenhöft erstellt schon vor dem Beginn des folgenden Kalenderjahres einen Sitzungsterminplan für Rat, Ortsrat und Ausschüsse. In Abstimmung mit den Vorsitzenden der jeweiligen Gremien wird dieser Kalender erstellt. Überschneidungen von Terminen beispielsweise auch mit dem Kreistag sind zu vermeiden.
Vor den einzelnen Sitzungen sind den Mitgliedern der jeweiligen Gremien fristgerecht die Einladungen zuzustellen mit Tagesordnung und Beschlussvorlagen samt Anhängen. In den Beschlussvorlagen formuliert das Verwaltungsteam jeweils Empfehlungen, zeigt verschiedene Lösungsansätze für Entscheidungen auf, erläutert Hintergründe und benennt Argumente für die verschiedenen Varianten. In diesen Vorgang sind zumeist eine ganze Reihe von Mitarbeitern aus verschiedenen Verwaltungsbereichen eingebunden. Heute werde der dazu nötige „Workflow“ nicht mehr durch die Weitergabe von Papieren, sondern elektronisch über das Ratsinformationssystem „Allris“ abgewickelt, wie Weidenhöft und ihre Vorgesetzte, Bettina Burger, Leiterin der Stabsstelle Büro des Bürgermeisters erläuterten. Dabei durchläuft der jeweilige Sachverhalt bis zur Vorlage zum Beispiel im Rat nicht selten eine Vielzahl von Stationen von den Sachbearbeitern über deren Vorgesetzte, teils in Abstimmung mehrerer Fachbereiche. Immer eingebunden sind die Gleichstellungsbeauftragte, sowie Bettina Burger, die noch einmal unter kommunalrechtlichen Aspekten prüft und letztlich der Bürgermeister Oliver Theiß, der alle Vorlagen final freigibt. Hier gilt es für Weidenhöft, den Überblick zu behalten und manchem Kollegen auch einmal „auf die Nerven zu gehen“, damit der fortlaufende Arbeitsprozess in der teils langen Kette nicht verzögert wird. Schließlich soll den ehrenamtlichen Lokalpolitikern über „Allris“ einerseits ein vollständiges Sitzungspaket als Entscheidungsgrundlage an die Hand gegeben werden, andererseits sind Ladungsfristen einzuhalten. Dass dies stets gelang, „spricht für die gute Vorarbeit durch Frau Weidenhöft“, wie Bettina Burger festhielt. Ebenso sind die Einladungen zu den öffentlichen Sitzungen den Bürgern durch Presse und Aushang bekannt zu machen.
Weidenhöft betreut den Verwaltungsausschuss, den Rat der Stadt und den Ortsrat Wendthagen-Ehlen direkt, schreibt in deren Sitzungen auch die Protokolle. Für die verschiedenen Fachausschüsse sind in der engeren Betreuung die einzelnen Fachbereiche der Verwaltung zuständig. Beim Protokollieren ist die langjährige Erfahrung hilfreich. Es wird kein Wortprotokoll erstellt, doch sollen prägnante Beiträge der Ratsleute aufgeführt werden.
Für alle Gremien erstellt Weidenhöft den gemeinsamen Terminkalender, ist zuständig für die Auszahlung von Sitzungsgeldern und weiteren Entschädigungen für die Lokalpolitiker und Bürgervertreter. Sie unterstützt diese zum Beispiel auch bei IT-Problemen im Umgang mit dem Programm „Allris“, gerade auch neue Ratsmitglieder, die erstmals mit Tablet und „Allris“ ausgestattet werden.
Letztlich gehe es mit der Arbeit darum, möglichst günstige Voraussetzungen für den politischen Willensbildungsprozess vor Ort zu schaffen, wie Bettina Burger ausführte.
Zusätzliche Infos und weitere Bilder sind auf der Plattform „Stadt.Punkt" class="auto-detected-link" target="_blank">Stadt.Punkt“ unter www.stadt-punkt.de (Zugang auch über den QR-Code) zu finden. In den folgenden Ausgaben wird die Redaktion unter dem Motto „Stadt.Punkt" class="auto-detected-link" target="_blank">Stadt.Punkt on Tour“ in weiteren Bereichen der Stadtverwaltung vorbeischauen. Foto: bb/archiv bb