Unverzichtbar für Unternehmen, Behörden und Institutionen | Schaumburger Wochenblatt

Vielleicht sind sie oft nicht mit einem „sexy“ Image verbunden, die Tätigkeiten in den Büro- und Verwaltungsabteilungen von Unternehmen und Behörden. Sie sind jedoch zentral für das Funktionieren und die erfolgreiche Fortentwicklung solcher Organisationseinheiten und der Gesellschaft insgesamt. Bei einer ungebrochen großen Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt und ihrer Vielfalt an Karrieremöglichkeiten bieten sie ein höchst interessantes Berufsfeld.

Letztlich braucht jede Organisation Fachleute, die im Bereich der Verwaltung Verantwortung übernehmen und geregelte Abläufe sicherstellen. Dies bietet Berufseinsteigern wie erfahrenen Kräften in diesem Feld Vorteile. Es gibt viele Stellenangebote und dies auch geographische breit verteilt, anders als etwa Berufe in manchen Industrie- oder Forschungsbereichen mit ihrer oft typischen Cluster-Bildung. Zudem ist die Tätigkeit in unterschiedlichen Branchen möglich. Die Verwaltungskräfte sind beim Automobilkonzern ebenso von zentraler Bedeutung wie in der Anwaltskanzlei, im Schulbüro, dem größeren Handwerksunternehmen oder dem Krankenhaus. Entsprechend umfassend sind auch die Möglichkeiten, sich durch einen Stellenwechsel zu verändern.
Zumeist sind mit den Tätigkeiten in Büro und Verwaltung zudem regelmäßige Arbeitszeiten verbunden.

Quereinsteiger nicht chancenlos:

Viele Arbeitgeber fordern in ihrem Stellenprofil eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einer Verwaltungstätigkeit. Quereinsteiger sind jedoch nicht chancenlos. Viele Fähigkeiten für die Tätigkeiten im Büro lassen sich schließlich auch nach dem Einstieg in den Job in der Praxis erlernen.
Grundvoraussetzung sind jedoch die Fähigkeit zu organisiertem, strukturiertem Arbeiten, Sorgfalt und Sinn für Details.
Ein wichtiger Schwerpunkt des Berufsfeldes ist die allgemeine Büroverwaltung. Die Kräfte, die hier hauptsächlich tätig sind, sind besonders auch im Feld Kommunikationsfähigkeit gefordert. Am Telefon, im direkten Gespräch, bei der Beantwortung von E-Mails und Post sind sie oft die Schnittstelle zu Kunden und weiteren externen Kontakten. Entsprechend bedeutend sind sie für die Außendarstellung des Unternehmens und müssen dazu das geeignete Auftreten mitbringen.

Interne Kommunikation:

Damit verbunden und darüberhinausgehend koordinieren sie Abläufe und Termine, sie organisieren Veranstaltungen und Treffen. So spielen sie eine zentrale Rolle auch für die interne Kommunikation in Unternehmen. Dazu zählen auch Bereiche wie die Unterstützung des Managements oder von Teams. Teilnahme an Meetings, die Koordination von Projekten, das Bereitstellen von Protokollen und Informationen entlasten das Management und erlauben es diesem, sich konzentriert mit strategischen Aufgaben zu befassen.

Daten aufnehmen und Pflegen

Eine weitere Hauptfunktion von Verwaltungsteams ist die Aufnahmen und das Eintragen von Daten. Diese müssen in EDV-Systeme eingepflegt werden, ihre Archivierung ist sicherzustellen. Es gilt, Dokumente zu erstellen und diese zu pflegen. Datenbanken müssen auf aktuellem Stand gehalten werden. Hier ist Sorgfalt und Sinn für das Detail grundlegend. Die Unternehmensinformationen bilden schließlich die Grundlage für die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Auf ihrer Grundlage werden Entscheidungen getroffen und Entwicklungen analysiert.
Notwendig in den Tätigkeiten ist so die Fähigkeit von Bürogeräten und -systemen vom PC bis zur Telefonanlage. Ebenso von Informatikprogrammen, um beispielsweise Texte zu verfassen und zu verwalten, Datenbanken zu pflegen und vieles mehr.
Je nach Schwerpunkt des Einsatzgebietes und Unternehmens überwiegen verschiedene Anforderungen. In kleineren Einheiten sind eher Allround-Kenntnisse gefragt. In größeren Unternehmen ist oft eine Spezialisierung möglich samt Erwerb zusätzlicher Qualifikationen. Der Aufstieg in Stellungen mit größerer Verantwortung ist möglich, etwa zum Büro- oder Verwaltungsleiter.